La società NOLOOP S.r.l. – Società Benefit (di seguito anche “NOLOOP”), afferma che i principi fondanti delle proprie attività aziendali sono:
- il rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti in tutti i Paesi in cui opera;
- il ripudio di ogni discriminazione delle persone basata sul sesso, sulle razze, sulle lingue, sulle condizioni personali e sociali, sul credo religioso e politico;
- il favorire un ambiente di lavoro che, ispirato al rispetto, alla correttezza ed alla collaborazione e sulla base dell’esperienza maturata nei settori di competenza, permetta il coinvolgimento e la responsabilizzazione di dipendenti e collaboratori, con riguardo agli specifici obiettivi da raggiungere ed alle modalità per perseguirli;
- la massima attenzione al benessere dei propri dipendenti e collaboratori favorendo l’implementazione dei massimi sistemi di sicurezza attuabili di tutela della salute e sicurezza.
Al fine di garantire lo sviluppo dei principi di legalità, lealtà e correttezza, da sempre perseguiti, si procede alla emanazione del presente Codice Etico, che oltre a costituire per tutti coloro che operano in nome e per conto dell’Azienda un valido elemento di sensibilizzazione definendo regole e comportamenti, riaffermi con fermezza che la correttezza e la liceità nel lavoro costituiscono e costituiranno sempre i principi e i valori imprescindibili della NOLOOP da perseguire con ogni mezzo.
Principi Generali
1. Valore del Codice
Il presente Codice Etico costituisce documento ufficiale per la Noloop S.r.l. – Società Benefit.
2. Destinatari del Codice Etico
Nel presente Codice Etico sono contenuti i principi fondamentali a cui si ispira la Società nella conduzione degli affari e delle attività aziendali.
Questi principi costituiscono specificazioni esemplificative dei doveri e degli obblighi di diligenza, integrità, correttezza e lealtà che caratterizzano l’operato della Società, sia nei rapporti con i terzi sia nell’ambiente interno di lavoro.
Per questa ragione, le disposizioni del Codice Etico sono vincolanti per tutti coloro che siano legati alla Società da rapporti di lavoro o di collaborazione, a qualsiasi livello, sia subordinato che autonomi o dirigenziale, o che agiscano nell’interesse o in nome e per conto della Società (complessivamente denominati i “Destinatari”).
In particolare, i soggetti che, a vario titolo, collaborano con le Società sono tenuti al rispetto:
• delle leggi vigenti e della normativa specifica di settore;
• delle norme contrattuali.
Si esortano tutti i Destinatari del presente Codice a tenere una condotta improntata alla massima integrità e correttezza sia nell’esercizio delle proprie funzioni che al di fuori dei luoghi di lavoro e ad evitare situazioni che possano condurre a comportamenti non conformi ai valori fondanti delle Società.
NOLOOP si impegna a portare a conoscenza di tutti i Destinatari, con mezzi adeguati allo scopo, i principi contenuti nel presente Codice Etico.
NOLOOP chiede, inoltre, ai propri fornitori e clienti di tenere una condotta in linea con quanto stabilito nel presente Codice Etico, impegnandosi a far conoscere e diffondere anche presso clienti, fornitori e terzi in genere il contenuto dello stesso. Al fine di garantire il pieno rispetto del Codice Etico, i Destinatari del presente Codice sono tenuti a manifestare (nelle modalità del successivo paragrafo n. 20) eventuali irregolarità, anomalie o fatti che possano costituire reato, da altri compiute, anche derivanti da comportamenti autorizzati da funzioni competenti: la Società garantisce tutela ai soggetti coinvolti.
3. Impegni della Società
NOLOOP garantisce che la propria attività sarà svolta nel rispetto dei valori su cui tale Codice Etico si basa. A tal fine assicura:
• l’adozione di tutte le misure necessarie per promuovere e diffondere i contenuti dello stesso all’interno della propria struttura e nei confronti dei Destinatari;
• il costante aggiornamento del Codice (per il recepimento di eventuali modifiche organizzative, normative, ecc.) e la tempestiva comunicazione delle variazioni dello stesso all’interno della struttura a tutti i Destinatari;
• il rispetto dello stesso, tramite un’attenta azione di vigilanza e prevenzione e, laddove si renda necessario, sanzione di eventuali violazioni ai sensi della vigente normativa legale e contrattuale.
4. I Valori Fondanti
I valori fondanti sono quei principi su cui si basano le scelte ed i comportamenti delle persone appartenenti all’organizzazione. NOLOOP ha come valore imprescindibile il rispetto di leggi e regolamenti vigenti in tutti i Paesi in cui essa opera. La Società – conformemente a quanto indicato dalla “Carta dei valori d’impresa” emanata dall’Istituto Europeo per il Bilancio Sociale – fa propri i seguenti valori:
• la centralità della persona, il rispetto della sua integrità fisica e culturale e il rispetto dei suoi valori di interrelazione con gli altri;
• la valorizzazione delle risorse umane attraverso percorsi di accrescimento professionale e partecipazione agli scopi di impresa;
• il rispetto e la tutela dell’ambiente;
• l’attenzione ai bisogni ed alle aspettative legittime degli interlocutori interni ed esterni finalizzata a un miglioramento del clima aziendale;
• l’affidabilità dei sistemi IT e delle procedure di gestione per la massima sicurezza degli addetti, della collettività e dell’ambiente;
• l’impegno costante nella ricerca e nello sviluppo per favorire e percorrere, nel perseguimento del disegno strategico, il massimo grado di innovazione;
• la correttezza e la trasparenza nella gestione di tutte le attività della Società in conformità alle norme ed alle convenzioni vigenti, nei riguardi delle componenti interne ed esterne all’impresa;
• l’interrelazione con la collettività e con le sue componenti rappresentative, per un dialogo partecipativo di scambio e di arricchimento sociale, finalizzato al miglioramento della qualità della vita.
5. Gli organi di direzione e controllo
Gli organi di direzione, gestione e controllo (Azionisti, Consiglieri di Amministrazione, General Manager, Dirigenti, e in generale tutti i soggetti che operano con potere direzionale o controllo verso altre persone) devono agire nel rispetto delle disposizioni di legge, della normativa interna aziendale vigente e adottare comportamenti coerenti con i principi contenuti nel presente Codice Etico.
In particolare, operano con le modalità tali da garantire la salvaguardia del patrimonio e della capacità finanziaria, la correttezza e la libertà di formazione e si fanno, inoltre, promotori della cultura della legalità e del controllo.
6. Principi dell’organizzazione
Ogni operazione, intesa nel senso più ampio del termine, deve essere legittima, autorizzata, coerente, congrua, documentata, registrata ed in ogni tempo verificabile.
NOLOOP, per favorire il rispetto dei valori aziendali sopra richiamati da parte di tutti i soggetti destinatari del presente Codice Etico, ha predisposto specifiche regole di comportamento riportate nei successivi paragrafi.
Ciascun destinatario deve assicurare che ogni decisione assunta nel proprio ambito di attività sia presa nell’interesse della Società e sia conforme ai piani ed agli indirizzi degli organi sociali.
Va dunque evitata qualunque situazione di conflitto di interesse tra attività economiche personali o familiari e mansioni aziendali ricoperte.
A tal fine la NOLOOP non deve intrattenere rapporti di fornitura con soggetti terzi legati da rapporti di parentela con Azionisti, Consiglieri di Amministrazione, General Manager, Dirigenti, e in generale con dipendenti in funzioni apicali o comunque in grado di determinare la scelta del fornitore.
7. I Soci
NOLOOP persegue l’obiettivo di creare valore per gli azionisti, impegnandosi a soddisfare le attese di remunerazione del capitale investito e di sostenibilità dell’investimento nel tempo.
8. Risorse Umane e ambiente di lavoro
Le risorse umane ricoprono un ruolo chiave per la Società, in quanto ne rappresentano il fondamentale valore aggiunto
NOLOOP si impegna a operare quotidianamente nel rispetto della dignità dei propri collaboratori e adotta le azioni necessarie per la tutela della sicurezza e dell’integrità fisica dei collaboratori, in conformità con le leggi vigenti.
In particolare:
• Evita qualsiasi forma di discriminazione nei confronti del proprio personale e offre a tutti i lavoratori le medesime opportunità, in modo che ciascuno possa godere di un trattamento equo basato su criteri di merito, senza discriminazione alcuna;
• Cura la selezione ed assunzione del personale dipendente assicurando il rispetto dei valori di pari opportunità ed eguaglianza in linea con le prescrizioni di legge in materia, con lo Statuto dei lavoratori ed i CCNL applicabile;
• Crea un ambiente lavorativo in cui le caratteristiche personali del singolo lavoratore non diano vita a discriminazioni;
• Assicura la tutela della privacy del personale ed il diritto degli stessi a lavorare senza subire illeciti condizionamenti;
• Richiede il rispetto della normativa vigente in tema di Privacy vietando la diffusione di notizie relative ai dati sensibili appresi in ragione della propria funzione lavorativa, se non previa autorizzazione dell’interessato e specifiche autorizzazioni dei vertici aziendali;
• Vigila affinché nelle relazioni di lavoro interne ed esterne non venga dato luogo a riduzione o mantenimento in stato di soggezione mediante violenza, minaccia, inganno, abuso di autorità, approfittamento di una situazione di inferiorità fisica o psichica o di una situazione di necessita o mediante promessa o dazione di somme di denaro o di altri vantaggi a chi ha autorità sulla persona;
• Si impegna a non instaurare alcun rapporto di lavoro con soggetti privi di permesso di soggiorno e non svolge alcuna attività atta a favorire l’ingresso illecito, in Italia di soggetti clandestini;
• Si impegna a promuovere la cultura della sicurezza nel lavoro, anche attraverso incontri informativi e formativi diretti al personale, ed il rispetto dell’ambiente.
I comportamenti sul luogo di lavoro e i rapporti tra collaboratori, a tutti i livelli, devono essere improntati alla reciproca correttezza.
NOLOOP ritiene prioritaria la creazione di un ambiente di lavoro positivo orientato alla massima collaborazione reciproca ed al lavoro di squadra, alla condivisione degli obiettivi, nel quale ciascuno possa esprimere le proprie potenzialità, libero da ogni condizionamento o da qualsiasi forma di intimidazione.
Ciò implica che si reputa fondamentale:
• Considerare gli obiettivi comuni come propri.
• Adottare criteri di merito, di competenza ed in ogni caso strettamente professionali per qualunque decisione.
• Instaurare un meccanismo di comunicazione tra i soggetti coinvolti basato su principi di veridicità e correttezza.
• Favorire l’armonia ad ogni livello aziendale, non alimentare risentimenti o malcontenti perché ritenuti contrastanti con lo spirito di collaborazione all’interno della struttura aziendale.
NOLOOP considera riprovevole ed offensivo:
• Prestare servizio sotto gli effetti di abuso di sostanze alcoliche, stupefacenti o di sostanze che abbiano effetti analoghi sulla psiche o sul corpo;
• Consumare o cedere a qualsiasi titolo sostanze stupefacenti nel corso della prestazione lavorativa.
• Detenere in qualsiasi luogo che sia riconducibile alla Società o comunque scambiare attraverso email o in qualsiasi altra modalità, materiale pornografico, pedopornografico o anche immagini virtuali realizzate utilizzando immagini di minori degli anni diciotto.
NOLOOP inoltre NON TOLLERA che sul luogo di lavoro siano tenuti:
• Comportamenti violenti, minacciosi, di prevaricazione psicologica o comunque lesivi dell’altrui sfera morale;
• Comportamenti di molestia sessuale, di qualunque grado, natura e gravità essi siano.
• Comportamenti lesivi/offensivi dell’altrui dignità motivati da ragioni di razza, etnia, preferenze sessuali, età, fede religiosa, ceto sociale, opinioni politiche, stato di salute.
8.1 Doni e regali
I Destinatari non sollecitano né accettano, per sé, per la Società o per altri, richieste di trattamenti di favore da parte dei soggetti con cui entrano in relazione in ambito lavorativo. Non è consentito offrire (anche attingendo da disponibilità personali) e ricevere direttamente o indirettamente denaro, regali, o benefici di qualsiasi natura a titolo personale a/da dirigenti, funzionari o impiegati di clienti, fornitori, enti della Pubblica Amministrazione, Istituzioni Pubbliche o altre Organizzazioni allo scopo di trarre indebiti vantaggi di influenzare l’autonomia di giudizio del destinatario.
Nel caso i Destinatari ricevano benefici non di modico valore (sopra l’importo 50,00 euro), ne deve essere data pronta notizia per iscritto al proprio superiore gerarchico per le valutazioni di competenza. Tale documentazione deve essere conservata ed esibita qualora necessario.
È inoltre fatto loro divieto di promettere, erogare somme, favori, benefici di qualsiasi natura e omaggi di valore tale da costituire potenziale conflitto con i propri doveri verso la Società di appartenenza e/o i suoi Clienti, finalizzati ad ottenere impropri vantaggi.
È consentita, in ogni caso, l’effettuazione o la ricezione di regali di modico valore elargiti su base di prassi comunemente accettate quali atti di cortesia commerciale, come omaggi e forme di ospitalità verso terzi, quando siano di modico valore e tali da poter essere considerati usuali in relazione alla ricorrenza (es. regali natalizi) da non compromettere l’integrità e la reputazione di una delle parti e da non poter essere interpretati, da un osservatore imparziale, come finalizzati ad acquisire un vantaggio in modo improprio e tali da non influenzare l’autonomia di giudizio del destinatario. In ogni caso tali spese devono sempre essere autorizzate secondo specifiche procedure aziendali e documentate in modo adeguato.
8.2 Conflitti di interesse
Ciascun Destinatario si deve astenere dallo svolgere attività atte a generare conflitti di interesse o che possano inficiare la capacità di assumere decisioni imparziali o in contrasto con gli interessi della Società e/o dei suoi Clienti.
NOLOOP non permette che i propri dipendenti e collaboratori siano coinvolti in rapporti che possano portare a conflitti d’interesse con il proprio ruolo organizzativo.
Ciascun Destinatario deve assicurare che ogni decisione assunta nel proprio ambito di attività sia presa nell’interesse della Società e sia conforme ai piani ed agli indirizzi degli organi sociali. Va dunque evitata qualunque situazione di conflitto di interesse tra attività economiche personali o familiari e mansioni aziendali ricoperte.
A titolo esemplificativo, possono determinare conflitto di interesse le seguenti situazioni:
• Esistenza palese od occulta di interessi economici e finanziari del personale e/o delle rispettive famiglie in attività di fornitori.
• Utilizzo di informazioni acquisite nello svolgimento di attività lavorative a vantaggio proprio o di terzi in contrasto con gli interessi della Società.
• Accettazione di denaro o altra utilità o beneficio, da parte di chiunque diverso dalla Società, per l’esecuzione di un atto del proprio ufficio o contrario ai doveri d’ufficio.
• Abuso della propria posizione funzionale per la realizzazione di interessi contrastanti con quelli della Società.
•La conclusione, il perfezionamento o l’avvio di trattative e/o contratti in nome e/o per conto della Società, che abbiano come controparte propri familiari o soggetti con interessi economici in comune. Qualora si verifichi una situazione che possa costituire o determinare conflitto d’interesse essa deve essere tempestivamente comunicata ai soggetti competenti
Qualora si verifichi una situazione che possa costituire o determinare conflitto d’interesse essa deve essere tempestivamente comunicata ai soggetti competenti
8.3 Obblighi di riservatezza, privacy e sicurezza delle informazioni
NOLOOP ritiene che la riservatezza dei dati e delle informazioni sia un importante valore, per questo struttura e sviluppa la propria attività secondo politiche e procedure per la protezione dei dati che vengono regolarmente aggiornate, nonché mantiene e assicura la riservatezza delle informazioni in suo possesso, le quali costituiscono una fondamentale risorsa.
Tutti i Destinatari che vengano in possesso di dati ed informazioni aziendali nell’esercizio della propria attività sono tenuti ad adottare tutti gli accorgimenti necessari per il rispetto della norma di legge in oggetto.
A tal fine, sono tenuti a:
• custodire i documenti utilizzati;
• assicurare una adeguata protezione ai dati contenuti sui propri personal computers. A tal fine, va assicurata un’adeguata gestione delle password di accessi ai sistemi ed eventualmente ai documenti;
• evitare di lasciare il personal computer incustodito: se si ha la necessità di spostarsi o di uscire dal proprio ufficio, accertarsi di aver attivato lo screen saver con password;
• non portare all’esterno degli uffici documenti riservati se non per motivi strettamente connessi alla propria attività professionale e comunque custodirli sempre con la massima cura ed attenzione;
• parlare con discrezione evitando di discutere di argomenti riservati in luoghi pubblici, ivi compresi quelli telematici, forum, social network, ecc..
A tutti i collaboratori e ai dipendenti è fatto esplicito divieto di utilizzare in modo diretto od indiretto informazioni confidenziali e/o informazioni privilegiate acquisite nell’esercizio della propria attività. Gli stessi soggetti sono tenuti alla più assoluta riservatezza circa le notizie acquisite nello svolgimento delle attività delegate, e si astengono dal diffonderle.
Per informazione privilegiata si intende un’informazione specifica di contenuto determinato, di cui il pubblico non dispone, che, se resa pubblica, sarebbe idonea a influenzarne sensibilmente il valore dell’azienda.
La diffusione di tali informazioni all’interno e all’esterno delle Società dovrà essere limitata ai soli casi in cui sia necessario per lo svolgimento della propria attività, nel rispetto delle disposizioni di legge e regolamentari in ogni caso nel rispetto delle direttive interne ricevute.
Nessun dipendente o collaboratore può trarre vantaggio di alcun genere, diretto o indiretto, personale o patrimoniale, dall’utilizzo di informazioni riservate, né comunicare dette informazioni a terzi, raccomandare o indurre altri all’utilizzo delle stesse.
NOLOOP, i suoi dipendenti e i suoi Collaboratori si impegnano al rispetto dei più elevati standard di integrità, onestà e correttezza in tutti i rapporti all’interno e all’esterno.
Attenta al rispetto delle normative e al loro evolversi, NOLOOP si impegna per garantire costantemente un elevato livello di sicurezza nella selezione e nell’uso dei propri sistemi di gestione interni destinati al trattamento di dati personali e di informazioni riservate, per tutelare la riservatezza dei dati di tutti gli stakeholders.
A tale scopo NOLOOP si impegna nel continuo miglioramento con l’obiettivo di:
• Garantire la massima sicurezza delle informazioni dei clienti, in termini di riservatezza, disponibilità e integrità delle informazioni stesse fornendo così un servizio ad alto valore aggiunto.
• Dare continuità operativa ai servizi critici anche a seguito di gravi incidenti potenzialmente capaci di compromettere la sopravvivenza dell’azienda stessa.
Riguardo alla tutela dei Dati Personali e delle informazioni riservate raccolti nello svolgimento della sua attività, NOLOOP aderisce pienamente e si impegna ad effettuare trattamenti conformi al Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati Personali n. 2016/679, nonché alle miglior prassi per la protezione della riservatezza delle informazioni, in qualità di Titolare del trattamento ovvero Responsabile del trattamento, (a seconda dei casi).
NOLOOP è sensibile al concetto di “responsabilizzazione” introdotto dal Regolamento Europeo sulla protezione dei dati personali, effettua trattamenti in linea con i principi di liceità, correttezza e trasparenza, raccoglie e utilizza informazioni strettamente necessarie al perseguimento delle finalità di trattamento e garantisce un’adeguata tutela dei diritti e delle libertà dei soggetti interessati, attuando misure adeguate alla sicurezza dei dati personali.
NOLOOP adotta misure appropriate per fornire all'interessato tutte le informazioni e le comunicazioni relative al trattamento in forma concisa, trasparente, intelligibile e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro, nel rispetto dei principi previsti dalla normativa europea e nazionale di riferimento.
La violazione delle disposizioni impartite al presente paragrafo potrà comportare l’applicazione di misure disciplinari per i dipendenti e misure interdittive per i collaboratori oltre al risarcimento dei danni subiti dall’azienda.
8.4 Beni in dotazione ed accesso a procedure e sistemi
I documenti, gli strumenti di lavoro, le dotazioni ed ogni altro bene, materiale ed immateriale (comprese le privative intellettuali ed i marchi) di proprietà delle Società devono essere utilizzati esclusivamente per la realizzazione dei fini istituzionali, con le modalità dalla stessa fissate.
Non possono essere utilizzati dal personale strumenti e/o dotazioni per finalità personali, ne essere trasferiti o messi a disposizione di terzi e devono essere utilizzati e custoditi con la medesima diligenza di un bene proprio. Il patrimonio aziendale comprende altresì le strategie ed i piani imprenditoriali, gli elenchi dei clienti, i dati relativi al personale, i programmi di marketing e di vendita, gli organigrammi, i dati delle attività eseguite e i dati finanziari e contabili ed ogni altra informazione relativa all’attività, ai clienti, ai fornitori e i dipendenti delle Società.
Tutti i dipendenti e i collaboratori sono tenuti ad utilizzare il materiale, gli strumenti di lavoro ed i beni aziendali con la massima cura e nel rispetto del principio di economicità. Sono pertanto da evitare usi impropri, danneggiamenti e sprechi e devono essere prontamente segnalati il furto, il danneggiamento o lo smarrimento di tali beni e strumenti.
Particolare attenzione va data all’uso dei sistemi informatici e dei dati ivi contenuti che rappresentano una componente fondamentale del patrimonio delle Società.
La sicurezza dei dati aziendali è in primo luogo responsabilità dei singoli fruitori.
L’uso degli elaboratori e l’accesso a procedure informatiche devono avvenire in conformità alla normativa e alle procedure interne vigenti e comunque per soli fini di lavoro.
La chiave di accesso ai sistemi informativi aziendali è strettamente personale e non può essere comunicata a terzi.
In particolare, si raccomanda di adottare i seguenti accorgimenti al fine di evitare che personale non autorizzato abbia accesso ai sistemi informativi o ai dati aziendali:
• spegnere il PC o utilizzare screen-saver protetti da password ogni volta che ci si allontana dalla propria postazione;
• scegliere password difficilmente identificabili e modificarle con una frequenza adeguata;
• non lasciare incustoditi sistemi di archiviazione esterna (in particolare chiavette usb) o altro materiale anche informa cartacea contenente informazioni importanti.
9. Redazione di bilanci, relazioni ed altre comunicazioni sociali previste per legge
NOLOOP condanna qualsiasi comportamento volto ad alterare la correttezza e la veridicità dei dati e delle informazioni contenute nei bilanci, nelle relazioni o nelle altre comunicazioni sociali previste per legge e dirette ai soci ed al pubblico.
NOLOOP condanna altresì qualsiasi comportamento da chiunque posto in essere volto ad incoraggiare, facilitare ed indurre gli organi di direzione e controllo ed i collaboratori delle Società a violare uno o più dei principi di seguito indicati:
• ogni fatto aziendale deve essere tempestivamente e correttamente registrato;
• ogni scrittura deve rispecchiare fedelmente i dati contenuti nella documentazione di supporto, che deve essere ordinatamente archiviata e messa a disposizione per eventuali verifiche ed indagini conoscitive;
• attenzione e cura particolari devono essere poste nello svolgimento della propria attività da parte di tutti i soggetti coinvolti nell’attività di formazione del bilancio, di prospetti informativi o di documenti similari, al fine di fornire una rappresentazione veritiera e corretta della situazione economica, patrimoniale e finanziaria delle Società;
• è vietato qualsiasi comportamento volto a cagionare una lesione dell’integrità del patrimonio sociale.
9.1. Gestione contabile e finanziaria
NOLOOP vieta ai propri dipendenti e collaboratori di sostituire o trasferire denaro, beni o altre utilità provenienti da attività illecita; ovvero compiere in relazione ad essi altre operazioni, in modo da ostacolare l’identificazione della loro provenienza.
A tale scopo le Società ed i suoi Collaboratori non devono mai svolgere o essere coinvolti in attività tali da implicare il riciclaggio (cioè l’accettazione o il trattamento) di introiti da attività criminali, in qualsiasi forma o modo.
NOLOOP richiede al proprio personale e ai collaboratori di verificare, in via preventiva, le informazioni disponibili (incluse le informazioni finanziarie) su controparti commerciali e fornitori al fine di accertare la loro affidabilità e la legalità della loro attività, prima di instaurare con questi rapporti di affari.
NOLOOP si attiene, pertanto, a tutte le norme in materia di antiriciclaggio applicabili allo stesso.
In ogni caso è fatto divieto di eseguire transazioni in contanti eccedenti i valori normativamente consentiti che, comunque, devono sempre trovare giustificazione nei documenti contabili della Società.
Ambiente Esterno
10. La collettività
NOLOOP si impegna a non operare con organizzazioni coinvolte in attività contrarie ai valori fondanti aziendali, quali ad esempio, enti implicati nelle seguenti attività:
• terrorismo;
• traffico di armi e/o sostanze stupefacenti;
riciclaggio di denaro proveniente da attività illecite; nonché attività:
• lesive della dignità e dei diritti umani (es.: lavoro minorile, riduzione o mantenimento in schiavitù, tratta di persone, ecc.);
• finalizzate alla produzione e/o commercializzazione di prodotti inquinanti
11. Gli Incarichi
Gli incarichi professionali possono essere assunti solo da amministratori e/o soggetti a ciò delegati, previa verifica dell’insussistenza di situazioni di incompatibilità o anche solo di inopportunità dell’assunzione dell’incarico.
Qualora gli amministratori (o i collaboratori esterni) dovessero ricevere sollecitazioni all’assunzione di un incarico da parte di terzi – siano questi o meno clienti delle Società – dovranno darne comunicazione ai propri diretti superiori che valuterà l’opportunità di assumere l’incarico (previa opportuna informazione all’organo amministrativo). I rapporti amministrativi con i clienti (determinazione degli onorari, emissione degli avvisi di parcella e delle fatture, ecc.) sono di esclusiva competenza degli organi delegati che provvedono tramite l’amministrazione
12. La clientela
Finalità prioritaria della NOLOOP, nello svolgimento delle proprie attività, è la tutela dei diritti del Cliente.
È fatto divieto di intrattenere relazioni, in modo diretto o indiretto, con persone collegate ad organizzazioni criminali o comunque operanti oltre i confini della legalità. Eventuali anomalie andranno prontamente segnalate alle funzioni competenti. Tutte le informazioni acquisite, in modo diretto o indiretto, sulla clientela sono utilizzate e conservate con cura al fine di garantire la massima riservatezza ed il rispetto della vigente normativa sulla privacy.
Le richieste di informazioni provenienti dalla clientela sono soddisfatte con tempestività e sono tenute sotto costante monitoraggio al fine di migliorare la qualità del servizio reso e, per tal via, la soddisfazione del Cliente.
13. I Fornitori
NOLOOP promuove e conduce una politica attenta nella scelta dei propri Fornitori, creando relazioni che conducono alla creazione di valore.
I rapporti con i Fornitori sono gestiti, nel rispetto dei principi di correttezza ed imparzialità ed in conformità con le procedure interne ed i poteri delegati.
NOLOOP basa la scelta dei propri Fornitori e consulenti su una attenta valutazione di ordine tecnicoeconomico in considerazione dei seguenti parametri:
- analisi dei prodotti/servizi;
- dell’offerta;
- della convenienza economica;
- dell’idoneità tecnica e professionale;
- della competenza ed affidabilità nonché della loro capacità di fare fronte agli obblighi normativi vigenti (es. sicurezza lavoro, normativa di vigilanza, riservatezza, ecc.).
NOLOOP si attiene ai medesimi criteri selettivi già menzionati nei confronti di tutti i soggetti con cui entra in relazione e richiede che gli stessi principi vengano condivisi ed osservati anche dai soggetti con i quali intrattiene rapporti commerciali e non (fornitori, consulenti esterni, collaboratori).
n ogni caso è espressamente vietato:
• Emettere richieste di acquisto che non trovino riscontro in una specifica e motivabile esigenza delle Società e che non siano autorizzate in base alle deleghe conferite.
• Riconoscere compensi a consulenti e fornitori che non trovino giustificazione in relazione al tipo di incarico da svolgere ed ai prezzi di mercato. In ogni caso Amministratori, dipendenti o collaboratori esterni non devono accettare denaro o beni di qualsiasi entità o valore non simbolico da alcun Fornitore.
E’ inoltre fatto espressamente divieto di promettere o erogare ai citati soggetti benefici di qualsiasi natura e provenienza – anche personale – finalizzati a favorire gli interessi della Società e/o interessi di natura privata.
14. Rapporti con le Pubbliche Amministrazioni
In tutti i rapporti con la Pubblica Amministrazione, Pubbliche Autorità e Pubbliche Istituzioni NOLOOP si impegna a dare piena e scrupolosa attuazione alla normativa ed alla disciplina regolamentare applicabile e vieta ai propri dipendenti o collaboratori di:
• corrispondere od offrire, direttamente o indirettamente, pagamenti o benefici materiali a dipendenti pubblici, pubblici ufficiali, per influenzare o compensare un atto del loro ufficio ed assicurare vantaggi di qualunque tipo alle Società;
• dare, offrire o promettere denaro od altre utilità ovvero esercitare illecite pressioni nei confronti di pubblici ufficiali, incaricati di pubblico servizio, dirigenti, funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione o di loro parenti o conviventi, per indurli al compimento di qualsiasi atto conforme o contrario ai doveri di ufficio;
• accordare altri vantaggi di qualsiasi natura a dipendenti pubblici/pubblici funzionari;
• presentare dichiarazioni non veritiere dinnanzi alla Pubblica Amministrazione; Nel caso in cui le Società abbiano necessità di avvalersi di prestazioni professionali di dipendenti della Pubblica Amministrazione, in qualità di consulente, deve essere rispettata la normativa vigente. I contatti con la Pubblica Amministrazione, italiana o straniera, sono riservati ai soggetti di ciò specificatamente e formalmente incaricati dalle Società.
A tal fine si considerano atti di corruzione i suddetti comportamenti sia se tenuti direttamente dalle Società, dai suoi Organi, sia se realizzati per il tramite di persone che agiscono per conto della NOLOOP (es. Collaboratori esterni, ecc.).
15. Le Organizzazioni Politiche e Sindacali
Eventuali rapporti con i citati soggetti si dovranno ispirare a criteri di massima trasparenza, integrità ed imparzialità, al fine di instaurare con gli stessi una corretta dialettica, senza alcuna disparità di trattamento.
È inoltre fatto espressamente divieto di promettere od erogare alle (o ricevere dalle) suddette figure benefici di qualsiasi natura e provenienza – anche personale – finalizzati a favorire gli interessi delle Società o ad ottenere vantaggi impropri e/o interessi di natura privata.
16. Rapporti con la Stampa e Comunicazioni Esterne
I rapporti con gli organi di informazione di massa sono riservati ai membri del Consiglio di Amministrazione ed ai soggetti eventualmente delegati dallo stesso e specificatamente preposti a tale attività.
Le informazioni devono essere trasparenti, veritiere e corrette.
Devono essere coerenti con le politiche e le strategie aziendali e non devono essere formulate con modalità tali da ingenerare equivoci od ambiguità.
Al fine di tutelare la riservatezza e le informazioni inerenti alla propria attività ed alla propria clientela ed evitare il rilascio, anche involontario o accidentale, di dati o notizie incompleti, inesatti o riservati, ogni rapporto con la stampa o con gli altri mezzi di comunicazione di massa è riservato ai soggetti specificatamente incaricati.
Nel caso di utilizzo di Social Network, Forum, ecc. particolare cura deve essere posta quando si è soggetti a foto e filmati, in particolare qualora la propria immagine possa essere associata o identificata come appartenente alla Società (ad esempio un logo, un simbolo/marchio registrato, ecc...) in contesti che possano essere lesivi nei confronti delle Società e dei suoi dipendenti.
Ogni informazione o esternazione pubblica riguardante la Società deve comunque essere preventivamente autorizzata dal Consiglio di Amministrazione o dai soggetti preposti.
Ogni comunicazione che possa essere lesiva della NOLOOP e dei suoi dipendenti sarà oggetto di provvedimenti aziendali e potrà, nei casi più gravi, essere perseguita dalla Società e dai suoi dipendenti nelle sedi legali più opportune.
17. La Concorrenza
NOLOOP crede nel valore della libera concorrenza quale strumento fondamentale per la tutela del consumatore e della clientela. A tal fine, si impegna ad operare con la massima correttezza, nel rispetto delle norme vigenti in tema di antitrust e nel pieno rispetto dei propri concorrenti.
18. Impegno ambientale
NOLOOP ha sempre avuto un impegno costante nel proteggere l’ambiente e contribuire a garantire la salute ed il benessere delle future generazioni, in linea con i suoi principi aziendali di lunga data. La Società considera il loro suo determinante e si impegnano nel costruire la sostenibilità del business riducendo, nel contempo, l’impatto ambientale complessivo e, in secondo luogo, nel sostenere i clienti nel perseguimento dei loro obiettivi ambientali.
NOLOOP ha adottato una politica ambientale basata sui seguenti principi:
• Attuare una continua informazione e formazione su tutto il personale, al fine di garantire la conduzione responsabile di tutte le attività e di assicurare il rispetto dell’ambiente ove sono svolte le stesse;
• Instaurare un dialogo aperto e continuo con le pubbliche autorità, i clienti e con la popolazione residente, relativamente all’impatto potenziale delle attività sull’ambiente e sulle modalità adottate per prevenire tale impatto;
• Sviluppare ed implementare sistemi che consentano un utilizzo razionale delle fonti energetiche, delle risorse non rinnovabili e delle materie prime, minimizzando la produzione di rifiuti e gli impatti ambientali su aria ed acqua;
• Eliminare i rischi verso la tutela dell’ambiente e/o a ridurli al minimo, possibilmente agendo sulle cause che li hanno generati;
• Effettuare un controllo continuo degli aspetti/impatti ambientali;
• Promuovere una corretta e sostenibile gestione degli eventi;
• Assicurare il più assoluto rispetto di tutte le norme e leggi che regolano la salvaguardia ambientale.
Nei luoghi di lavoro la NOLOOP si impegna a:
• Migliorare gli impianti e delle infrastrutture per diminuire il loro impatto ambientale;
• Installare un sistema di gestione per la riduzione del consumo energetico, pur mantenendo lo stesso livello di comfort, con ispezioni degli impianti per evitare inefficienze;
• Selezionare ed utilizzare forniture di energia elettrica provenienti anche da fonti rinnovabili e utilizzare materiali e beni con massima efficienza energetica;
• Effettuare azioni volte alla riduzione di produzione di rifiuti, nonché al riciclo degli stessi;
• Effettuare azioni di smaltimento di materiali secondo le norme previste con incentivazione e controllo della raccolta differenziata;
• Effettuare azioni di ricerca di usi alternativi dei materiali utilizzati precedentemente e destinati al sistema di raccolta rifiuti;
• Promuovere acquisti caratterizzati da imballi riciclabili; Nelle attività di lavoro NOLOOP si impegna a ridurre l’impatto:
• Eliminato il più possibile la stampa su carta, con sistemi di stampa protetta che prevedano attività di conferma delle stampe dal display della stampante; • Utilizza un sistema di informazione incisiva (cartellonistica disseminata nei vari ambienti della struttura aziendale) volta a sensibilizzare tutto il personale nella raccolta differenziata;
• Promuovere l’uso di nuove forme di comunicazione (mailing marketing, approvazione e firma elettronica contratti, integrazione con sistemi gestionali dei clienti, ecc…);
• Promuovere forme di archiviazione digitale; • Promuovere attività di risparmio energetico del Data Center con sistemi ad alta efficienza, con condizionamento dei locali del Data Center tramite impianti a basso consumo energetico
• Implementare sistemi di alimentazione delle postazioni lavoro che permettano lo spegnimento completo delle fonti energetiche ove non utilizzate
•Privilegiare fornitori che abbiano la classificazione
• Predilezione di acquisti da fornitori a km 0
Nelle modalità di servizio ai clienti NOLOOP si impegna a:
• Adottare disclaimer nelle mail per evitare la stampa non necessaria inserendo il seguente logo e messaggio in tutte le firme “Think Before You Print”
• Favorire le attività di riciclo dei rifiuti e raccolta differenziata anche negli ambienti dei clienti e nei siti terzi utilizzati per le attività aziendali;
Il Codice Etico nell’Azienda
19. Comunicazione e formazione concernenti il Codice Etico
Il Codice Etico è portato a conoscenza di tutti i Destinatari (interni ed esterni) mediante adeguata attività di comunicazione in ambito interno con la pubblicazione nella rete aziendale riservata, allegato ai contratti di collaborazione e via mail, in ambito esterno con la pubblicazione sul sito aziendale e allegato nei contratti con i Fornitori per loro accettazione.
20. Violazioni del Codice Etico
I destinatari del Codice Etico, di cui all’art. 2, sono obbligati ad osservare e rispettare i principi sopra enunciati ed a conformarsi alle regole comportamentali nello stesso definite.
La conoscenza e l’adeguamento alle prescrizioni del Codice Etico rappresentano un requisito indispensabile ai fini dell’instaurazione ed al mantenimento di rapporti collaborativi con terzi, nei confronti dei quali la Società si impegna a diffondere ogni connessa informativa.
Le contestazioni, l’accertamento delle infrazioni e l’irrogazione delle sanzioni disciplinari sono a carico delle funzioni preposte, nel rispetto dei poteri conferiti, nei limiti delle deleghe e delle competenze.
A tutela dell’integrità aziendale, i Destinatari possono effettuare segnalazioni circostanziate di condotte illecite e fondate su elementi di fatto precisi e di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte agli addetti preposti.
La gestione delle segnalazioni di violazioni sospette avviene nel rispetto dei principi e contenuti nel Codice Etico e della disciplina sulla Protezione dei dati personali.
Le segnalazioni devono essere effettuate in forma scritta per mezzo posta elettronica indirizzata alla casella di posta: segnalazioni.codice.etico@noloop.eu.
Le segnalazioni devono essere puntuali, non generiche e devono descrivere in maniera circostanziata fatti e persone oggetto della segnalazione stessa.
Al fine di garantire la massima riservatezza del segnalante e della stessa segnalazione le informazioni saranno trattate come contenuto confidenziale.
L’azienda fa divieto di compiere atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione.
Nel sistema disciplinare aziendale, sono previste sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante, nonché di chi effettua con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelano infondate.
Quanto alla tipologia delle sanzioni irrogabili va precisato che sia per i dipendenti sia per i dirigenti qualsiasi provvedimento sanzionatorio deve rispettare le procedure previste dall’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori e/o da normative speciali e/o dal CCNL di riferimento anche in considerazione di quanto previsto nel sistema disciplinare.
La NOLOOP si riserva pertanto di intraprendere qualsiasi azione di ogni ordine e giurisdizione ritenuta idonea a salvaguardare gli interessi sociali, ivi la facoltà di tutelare i propri diritti nelle sedi più opportune.
